Hallinnon keventäminen

 

  Teksti on julkaistu kolumnina Rajamme vartijat -lehden numerossa 1/2024

Jokaisen esikunnissamme työtä tekevän upseerin ottaessa asiakseen hoitaa itsensä kolmen tonnin Cooper-kuntoon, kevenisi hallinto kesään mennessä monta sataa kiloa. Aamulenkillä tai lounastaukojumpan yhteydessä vapautuvat endorfiini, serotoniini ja muut vitamiinit kuin taikaiskusta vähentäisivät myös koettua hallinnon taakkaa. Kokemushan on työmäärässä absoluuttista tasoa oleellisempikin. Liikunnan hyödyt sekä yksilön että organisaation kannalta ovat moniaat, laaja-alaiset ja kattavasti tutkitut. Nuo hyödyt hyvin tunnemme, mutta silti arjen paineessa voi joskus olla haastava löytää sisäisiä kannustimia. Organisaation luomat ulkoiset kannustimet nousevat arvoon arvaamattomaan. Tästä näkökulmasta oli valitettavaa, että toissa vuonna meitä esikuntatyöläisiä ilahduttanut, joskin aina väärään aikaan näytölle pompahtanut taukojumppaohjelma kuopattiin... Taisi se väärä aika usein tosiasiassa olla sittenkin oikea aika pienelle verryttelylle.

 

Jos ei esikuntaupseereiden elopainon alentamista, niin mitä hallinnon keventämisellä oikeastaan tavoitellaan? Tehdään vähemmän ja vain oikeita asioita, priorisoidaan esimiehen tuella, karsitaan turha – näin helposti sanotaan. Autuaita ovat ne, jotka lisäksi osaavat kertoa mitkä nimenomaiset asiat jätetään tekemättä tai tehdään huonommin ja mitkä lisäksi ovat niitä turhia ja vääriä asioita, joita tähän saakka on ymmärtämättömyyttämme tehty. Kovassa resurssipaineessa hiottu ja kunnioitettavaan ikään ehtinyt hallintomme lienee jo nykyjään aika virtaviivainen, jolloin edellä mainittujen toteamusten lisäarvo jää helposti retoriseksi.

 

Mitä jos tehtäisiin vain prosessinmukaisia asioita? Kuinka suuri osa siitä, mitä tänään teet, liittyy johonkin tunnistettuun ja määritettyyn prosessiin? Onko prosessilla selkeät syötteet, jäsennetty toiminta ja tuotteet? Pystytkö prosessikuvauksen vuokaaviosta osoittamaan sen nimenomaisen laatikon, johon viimeksi tekemäsi työtehtävä liittyi? Onhan prosessille määritetty valvonta- ja päätöksentekopisteet sekä kehittämisen tehokkaasti mahdollistava palautemekanismi? Edistäähän prosessi Rajavartiolaitoksen strategiasta tunnistettavia pääprosesseja, eli rajaturvallisuuden ja merialueiden turvallisuuden tuotantoa sekä alueellisen koskemattomuuden ja puolustusvalmiuden ylläpitoa? Hyvä, muu olisikin puuhastelua.

 

Saapuvan sähköpostin käsittely ei ole prosessi, jos toki siten hoidetut asiat voivat johonkin prosessiin liittyä. Liittäminen olisi hyvä tehdä tietoisesti. Ennen kunkin viestin lähettämistä kun tarkkaan harkitaan, voisiko asian kuitenkin siirtää käsiteltäväksi seuraavassa prosessinmukaisessa kokouksessa, esittelyssä, katsauksessa tai vastaavassa, kevenisi hallinto kesään mennessä monta megatavua. Samalla hallinnon pyörä pyörisi muutaman kulmaminuutin hitaammin ja keskipakoisvoima heittäisi harvempia meistä lataamolle palautumaan. Ehkä viivästetyllä reagoinnilla saataisiin myös laadukkaammin valmisteltuja ratkaisuja. Festina lente.

 

Eikö vain teknologia tämänkin ratkaise? Markkinoille ja yleiseen tietoisuuteemme tulvahtaneet suuret kielimallit jo nykyisellä kehitysasteellaan vaivatta kirjoittaisivat valtaosan asiakirjoistamme. Ranskalaisilla viivoilla kun tekoälyassistentille toivotun asiasisällön heittää kera reunaehtojen ja tyylilajitoivomuksen, niin jo vain syntyy kohtuulliset vaatimukset täyttävä käsky tai muistio kuin itsestään. Näin ainakin, jos tekoäly ensin on päästetty nuuhkimaan Actan ja operatiivisten tietojärjestelmiemme asiasisältö, jossa työssä sillä tuskin kauaa virtuaalinokka tuhisisi. Muutama järjestelmäkehityksen iteraatiokierros eteenpäin ja ehkäpä meitä avustaa tekoälypohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka määrittämiemme tavoitetilojen perusteella luo tarvittavat prosessit, tuottaa ratkaisuvaihtoehdot sekä ratkaisujemme perusteella laatii tarvittavat hallinnolliset lopputuotteet. Jos näin käy, saattaa hallinto keventyä jopa tuhansilla kiloilla, eli useamman esikuntaupseerin koko elopainolla – ei kuitenkaan vielä kesään mennessä ja toivottavasti ainoastaan eläköitymisten kautta.

Ilja Iljin